अपनी व्यावसायिक तकनीक का ऑडिट कैसे करें

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मार्च 2020 में, प्यू रिसर्च ने बताया कि संयुक्त राज्य में केवल 7% असैन्य श्रमिकों के पास एक लचीले कार्यस्थल तक पहुंच है। सितंबर 2020 में यूएस ब्यूरो ऑफ लेबर स्टैटिस्टिक्स द्वारा प्रकाशित राष्ट्रीय मुआवजा सर्वेक्षण (NCS) के अनुसार, 64% अमेरिकी अब घर पर काम कर रहे हैं। गतिशीलता में भारी बदलाव और लोगों के काम करने के तरीके को ध्यान में रखते हुए, व्यावसायिक प्रौद्योगिकी का उपयोग सफल कंपनियों और डिजिटल अर्थव्यवस्था में विफल कंपनियों के बीच एक महत्वपूर्ण अंतर बन रहा है। आपकी कंपनी कैसे खड़ी होती है? यह पता लगाने का एक तरीका है कि व्यावसायिक तकनीक आपकी टीम और लक्ष्यों का कितनी अच्छी तरह समर्थन करती है, नियमित तकनीकी ऑडिट करना है। तकनीकी ऑडिट कैसे करें, यह जानने के लिए पढ़ते रहें। टेक स्टैक एक टेक स्टैक केवल प्रौद्योगिकी-आधारित उपकरणों का एक समूह है जो किसी व्यवसाय को अधिक कुशलता से संचालित करने में मदद करता है, अधिक सटीक रूप से बाजार में आता है, और बिक्री और सेवाओं की टीमों को एक तारकीय ग्राहक अनुभव प्रदान करने में सक्षम बनाता है। जैसे-जैसे व्यवसाय अनुकूल होता है और बढ़ता है, तकनीकी स्टैक बदल जाएगा। महामारी के बाद की परिचालन जरूरतों के लिए भी यही स्थिति है, क्योंकि लोग लागत कम करना और दक्षता को अधिकतम करना चाहते हैं। कुछ संगठन इस समय का उपयोग दुकानों की सफाई और दुबले होने के लिए करते थे। अन्य ने डिजिटल संचालन में सुधार और नए ग्राहक रुझानों को पूरा करने के लिए नई तकनीक की शुरुआत की। आप पा सकते हैं कि कुछ प्रणालियों में खराब एकीकरण है, बहुत धीमी गति से चलते हैं, या घर पर सेटअप के लिए सुरक्षा की कमी है। यह आपके तकनीकी स्टैक का मूल्यांकन करने का समय हो सकता है। अपनी व्यावसायिक तकनीक का ऑडिट करना क्यों महत्वपूर्ण है? जब आधुनिक व्यावसायिक जरूरतों की बात आती है, तो कोई “एक आकार-फिट-सभी” समाधान नहीं होता है। प्रत्येक ब्रांड की अनूठी ज़रूरतें, लक्ष्य और चुनौतियाँ होती हैं। यह भी ध्यान में रखते हुए कि प्रत्येक दिन नए ऐप्स और प्लेटफ़ॉर्म विकसित किए जाते हैं, सही रास्ते पर बने रहने के लिए अपने तकनीकी स्टैक का ऑडिट करना सहायक होता है। एक सुसंगत समीक्षा आपको निम्न में मदद करेगी: सभी सॉफ़्टवेयर और टूल पर बेहतर ROI प्राप्त करें श्रम लागत और कर्मचारी समय को कम करें सिस्टम को समेकित करें और एकीकरण में सुधार करें सभी डेटा के लिए सत्य का एक सार्वभौमिक स्रोत बनाए रखें बेहतर ग्राहक अनुभव प्रदान करें आपके पास जितने अधिक सिस्टम होंगे, यह उतना ही अधिक महत्वपूर्ण होगा आईटी ऑडिट करना है। उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक ऐप को व्यावसायिक रणनीति से जोड़ा जाना चाहिए – लेखांकन से लेकर वेबसाइट प्रबंधन तक, ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) सिस्टम से लेकर सोशल मीडिया खातों तक सब कुछ। किस प्रकार के उपकरण तकनीकी स्टैक का भाग होते हैं? उन सभी उपकरणों पर विचार करें जिनकी आपको दैनिक आधार पर आवश्यकता है। सर्वोत्तम तकनीकी स्टैक में शामिल हो सकते हैं, लेकिन यह निश्चित रूप से सीमित नहीं है: मार्केटिंग मार्केटिंग ऑटोमेशन सामग्री प्रबंधन प्रणाली (सीएमएस) लीड प्रबंधन, जिसमें लीड स्कोरिंग और ट्रैकिंग शामिल है ईमेल ऑटोमेशन सर्च इंजन ऑप्टिमाइजेशन (एसईओ) डेटा एनालिटिक्स विज्ञापन प्रबंधन उपकरण सोशल मीडिया प्रबंधन क्रिएटिव एसेट चैटबॉट स्वचालन बिक्री ग्राहक संबंध प्रबंधन उपकरण (सीआरएम) मीटिंग शेड्यूलर वीओआईपी/कॉल ट्रैकिंग डेटा प्रबंधन वीडियो रिकॉर्डिंग/संपादन बिक्री सक्षमता सेवा टिकट प्रबंधन लाइव चैट नॉलेज बेस हेल्प डेस्क ऑटोमेशन टाइम ट्रैकर सर्वे ऑटोमेशन संकेत यह आपकी व्यावसायिक तकनीक का ऑडिट करने का समय है ऑडिट करने का प्रमुख कारण आपका तकनीकी स्टैक अभी वैश्विक अर्थव्यवस्था में बदलाव और दूरस्थ कार्यस्थल का उदय है। उत्पादकता से लेकर सहयोग से लेकर ग्राहक प्रबंधन तक, ज़रूरतें बदल रही हैं और उन्हें पूरा करने के लिए आपको नए और विभिन्न उपकरणों की आवश्यकता हो सकती है। अन्य कारक जो इंगित करेंगे कि यह एक तकनीकी ऑडिट के लिए समय है, इसमें शामिल हैं: डेटा साइलो एक अच्छा संकेत यह ऑडिट का समय है जब आप डेटा साइलो को देखना शुरू करते हैं जो उत्पादकता में बाधा डालते हैं। जब आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे तकनीकी उपकरण एक-दूसरे के साथ संवाद नहीं करते हैं, तो काम पूरा होने में अधिक समय लगता है, जिससे व्यक्तिगत और टीम शेड्यूल दोनों में अक्षमता हो जाती है। डेटा साइलो भी टीमों के बीच सहयोग में बाधा डालते हैं। यदि विभाग एक ही स्थान से डेटा नहीं खींच रहे हैं, तो यह संचालन की सफलता को प्रभावित करने वाला है। क्या काम कर रहा है और क्या नहीं है, इसमें अंतर करना मुश्किल होगा। यदि कोई सिस्टम आसानी से एकीकृत नहीं होता है या बहुत अधिक समय ले रहा है, तो इससे छुटकारा पाने या इसे एक लचीले विकल्प के साथ बदलने पर विचार करें। खराब डेटा यदि आप अपने डेटा के लिए अविश्वास पैदा कर रहे हैं, तो यह तकनीकी ऑडिट का समय है। विसंगतियां, त्रुटियां, डुप्लिकेट और साझा जानकारी के साथ समस्याएं सभी आपदा का कारण बन सकती हैं। यदि तुरंत नहीं, समय के साथ श्रम की हानि (इन मुद्दों को ठीक करने के लिए) निश्चित रूप से जोड़ सकती है। समस्याओं को अनसुलझे न जाने दें। अगर कोई सिस्टम काम नहीं कर रहा है, तो उसे ठीक करें, उसे अपग्रेड करें या उससे छुटकारा पाएं। समय की बर्बादी जैसे-जैसे अधिक से अधिक लोग घर से काम करना शुरू करते हैं, व्यवसाय बर्बाद श्रम के बारे में बेरहमी से जागरूक होते हैं। यदि लोगों को औसत दर्जे के सॉफ़्टवेयर के साथ काम करने की आदत है, तो उनका सारा समय बेहतर समाधान के लिए खरीदारी करने के बजाय, किंक पर काम करने में व्यतीत होता है। टूल पर बहुत अधिक समय व्यतीत करना क्योंकि आप नहीं जानते कि वे कैसे कार्य करते हैं, यह भी एक संकेत है कि यह सिस्टम ऑडिट का समय है। ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के हिस्से के रूप में उपयोग में आसान, सहज प्रणाली अपनाने और तकनीकी स्टैक के आसपास नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने पर विचार करें। यह उच्च गोद लेने की दर और प्रमुख प्रणालियों के लगातार उपयोग को सुनिश्चित करता है। डुप्लिकेट फ़ंक्शन कभी-कभी आपके तकनीकी सॉफ़्टवेयर में ओवरलैप होते हैं। यदि दो अलग-अलग प्रणालियाँ एक ही काम करती हैं, तो आपको शायद उन दोनों की आवश्यकता नहीं है। आप केवल एक को रखने या एक नई प्रणाली खरीदने का निर्णय ले सकते हैं जो दोनों प्रणालियों को पूरी तरह से बदल सकती है। बजट में बदलाव अगर आपको नया बजट स्वीकृत कराने की जरूरत है, तो यह तकनीकी ऑडिट का समय है। विचार करने के लिए यहां कुछ प्रश्न दिए गए हैं: क्या आप अभी उपयोग की जाने वाली तकनीक से निवेश पर लाभ (आरओआई) देख रहे हैं? क्या भुगतान करने वाले उपयोगकर्ताओं की संख्या इसका उपयोग करने वाले लोगों की संख्या के समान है? या, सिस्टम अपनाने और उपयोग की दर क्या है? क्या उपकरण आपके दीर्घकालिक लक्ष्यों के अनुरूप हैं? बिजनेस टेक्नोलॉजी ऑडिट कैसे करें जब वास्तविक ऑडिट करने की बात आती है, तो पागलपन के लिए हर व्यवसाय का अपना तरीका होता है। निम्नलिखित बातों के साथ शुरू करें: कैसे, कहाँ और कब एक उपकरण का उपयोग व्यावसायिक प्रक्रियाओं में किया जाता है एक अलग सिस्टम में जाने की लागत एक एकल उपकरण या सिस्टम व्यवसाय के लिए जरूरतों की संख्या को पूरा करता है ओवरलैपिंग फ़ंक्शन वाले सिस्टम क्या आप अपने व्यवसाय को स्केल कर सकते हैं मौजूदा टेक स्टैक? अपना सारा ध्यान स्वयं ऐप्स पर केंद्रित करने के बजाय, एक बेहतर तरीका यह है कि आप उन व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बारे में सोचें जिनका वे समर्थन करते हैं। आपको यह भी विचार करना चाहिए कि प्रत्येक तकनीकी उपकरण कर्मचारी के प्रदर्शन और उत्पादकता को कैसे प्रभावित करता है। इसका सीधा असर ग्राहकों के अनुभव पर पड़ेगा। ऑडिट प्रक्रिया: चरण-दर-चरण यह निर्धारित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आपके पास सही व्यावसायिक तकनीक है या नहीं, जो आपके पास पहले से है उसकी एक सूची बनाना है। निम्नलिखित प्रश्न पूछें: मैं किन उपकरणों के लिए भुगतान कर रहा हूं? प्रत्येक प्रोग्राम के पास कितने लाइसेंस/उपयोगकर्ता हैं? प्रत्येक उपकरण क्या करता है? सभी प्रणालियाँ एक दूसरे से कैसे जुड़ी हैं? प्रत्येक सिस्टम को किन महत्वपूर्ण व्यवसाय की आवश्यकता होती है? प्रत्येक समाधान की लागत कितनी है? एक बार जब आप वास्तव में चल रहे संचालन के बारे में व्यापक दृष्टिकोण रखते हैं, तो इन आईटी ऑडिट चरणों का पालन करें: नेटवर्क का सुरक्षा स्वीप करें और इससे जुड़े प्रत्येक उपकरण का उपयोग करें सॉफ़्टवेयर का ऑडिट करें हार्डवेयर को समेकित करें सभी सुरक्षा और बैकअप सिस्टम का निरीक्षण करें दस्तावेज़ का ऑडिट करें प्रबंधन प्रणाली सुनिश्चित करें कि कंपनी के पास एक रणनीतिक प्रौद्योगिकी योजना है यह तय करना कि आपको क्या चाहिए जब गिग इकॉनमी को समायोजित करने की बात आती है, तो कुछ समाधान होते हैं जो सफलता के लिए महत्वपूर्ण होते हैं। यहां कुछ चीजें हैं जिनकी आपको दूरस्थ श्रमिकों के लिए आवश्यकता होगी: सुरक्षित और आसान पहुंच उपकरण यदि आप दूरस्थ श्रमिकों को बहुत जटिल या तेज सीखने की अवस्था वाले उपकरण प्रदान करते हैं, तो संभावना है कि वे अपने स्वयं के उपयोग पर वापस जाएंगे। यदि आपका वीपीएन कंपनी ऐप्स के लिए बहुत धीमा है, तो कर्मचारी बिना स्वीकृत ऑनलाइन टूल का उपयोग कर सकते हैं। दूरस्थ सहयोग ऐप्स लोगों के लिए घर से काम करना आसान बनाते हैं—और यही पूरी बात है। क्लाउड का लाभ उठाना अधिकांश आधुनिक ब्रांडों का क्लाउड और सास स्पेस में भारी हाथ है। इसका मतलब है कि बैंडविड्थ और रिमोट एक्सेस के साथ कम समस्याएं। जितना अधिक डेटा ऑफ-साइट संग्रहीत किया जा सकता है, उस तक पहुंचना उतना ही आसान है। नए सामान्य में, अपने क्लाउड फ़ुटप्रिंट को बढ़ाना एक बढ़िया विचार है। क्लाउड का उपयोग करके पैसे बचाने के तरीकों में शामिल हैं: ऑफ-आवर्स के दौरान ऑटो-टर्मिनिंग डेवलपमेंट “ऑन-डिमांड” संसाधनों की आवश्यकता को कम करना स्टोरेज-कुशल ऐप्स का उपयोग करना उपयोगकर्ता प्रतिक्रिया एक व्यावसायिक प्रौद्योगिकी ऑडिट के लिए टीम के सभी लोगों से इनपुट की आवश्यकता होती है। आपकी टीम द्वारा उपयोग किए जाने वाले दैनिक टूल पर फ़ीडबैक मांगें। सुनिश्चित करें कि ये चर्चाएं तथ्यों और अंतर्निहित व्यावसायिक प्रक्रियाओं को इकट्ठा करने पर केंद्रित हैं। टूल की प्रभावशीलता के बारे में लोगों से उनके विचार पूछें और इस बारे में कोई सुझाव दें कि और क्या काम कर सकता है। ग्राहक संबंध ग्राहक मंथन और प्रतिधारण हर उद्योग और कार्यक्षेत्र में व्यवसायों के लिए एक प्रमुख चिंता का विषय है। लोगों का ध्यान कम होता है और प्रतिस्पर्धा भयंकर होती है। महामारी के बाद की स्थिति के दौरान ही यह समस्या बढ़ जाती है। आपके द्वारा किए जाने वाले किसी भी व्यावसायिक प्रौद्योगिकी ऑडिट में ग्राहक संबंधों के लिए गंभीर विचार होना चाहिए। वास्तव में, नए समाधानों की खरीदारी करते समय आपका मुख्य ध्यान “यह ग्राहक को कैसे खुश कर सकता है?” होना चाहिए। यह हर अंत का साधन है। मजबूत सीआरएम उपकरण कंपनियों को आर्थिक मंदी से बचाने में मदद कर सकते हैं और सबसे कठिन समय में भी राजस्व वृद्धि को आगे बढ़ा सकते हैं। विपणन, बिक्री और सेवाओं के लिए अलग-अलग बिंदु समाधानों का उपयोग करने के बजाय, आप वित्त और लेखा, मानव संसाधन, और/या ई-कॉमर्स सहित अन्य प्रणालियों के साथ अंतर्निहित एकीकरण के साथ एक एकीकृत मंच पर विचार कर सकते हैं। सफलता की स्थापना करना अपने शस्त्रागार में तकनीकी उपकरणों की उपेक्षा करने से आपके पैसे खर्च हो सकते हैं और आपके व्यवसाय को विकास से रोक सकते हैं। जैसे आप वित्त के साथ करते हैं, वैसे ही नियमित आधार पर एक व्यावसायिक प्रौद्योगिकी ऑडिट करने पर विचार करें। साल में एक बार एक अच्छा अभ्यास है, लेकिन यह आपके उद्योग और अर्थव्यवस्था या उपभोक्ता व्यवहार में बदलाव के आधार पर कम या ज्यादा हो सकता है। ट्रैक पर बने रहने के लिए, ऑडिट शेड्यूल बनाएं। एक सेट शेड्यूल आपको और आपकी टीम को परिवर्धन सहित परिवर्तनों के लिए एक कार्यप्रणाली तैयार करने और बनाने में मदद करेगा। यह टीमों को संचार और एकीकरण को सुचारू रूप से चलाने में भी मदद करता है। पिछली बार आपने अपने तकनीकी स्टैक की समीक्षा कब की थी? स्रोत कोरोनावायरस से पहले, टेलीवर्क एक वैकल्पिक लाभ था, ज्यादातर कुछ संपन्न लोगों के लिए। ड्रू डिसिल्वर। प्यू रिसर्च सेंटर। मार्च 2020। राष्ट्रीय मुआवजा सर्वेक्षण: संयुक्त राज्य में कर्मचारी लाभ। यूएस ब्यूरो ऑफ लेबर स्टैटिस्टिक्स। मार्च 2020



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